吉农机监字［2009］9号

各市（州）、县（市、区）农机监理所（处）、站:
　　为了进一步贯彻农业部《关于印发〈农业机械化管理统计报表制度〉的通知》和省农业委员会《关于进一步加强拖拉机、联合收割机及驾驶人档案规范化管理的通知》精神，认真执行农业部《规范》标准，加快内业管理的标准化进程，扎扎实实的做好农机安全监理的基础工作，现将内业档案管理的相关事宜通知如下。
　　一、档案清理
　　（一）拖拉机档案的清理。对于2006年1月1日以后登记的，现已灭失的拖拉机要严格按照农业部《拖拉机登记规定》第二十五、二十六条之规定，办理拖拉机注销登记。县级农机监理机构逐一确认后，填写《拖拉机停驶、复驶/注销登记申请表》，由拖拉机所有人签字。将《拖拉机停驶、复驶/注销登记申请表》、《拖拉机登记业务流程记录单》原件、拖拉机登记证书原件、行驶证原件存入拖拉机档案。收回拖拉机号牌、行驶证和登记证书，号牌、行驶证和登记证书丢失、灭失的，农机监理机构应当公告作废。拖拉机档案从办理注销登记之日起保留两年后销毁。
　　（二）驾驶员档案的清理。对于2006年1月1日以后考取驾驶证的驾驶员，凡符合农业部《拖拉机驾驶证申领和使用规定》第三十一条规定的，农机监理机构应当注销其拖拉机驾驶证。属于申请注销的，要填写《拖拉机驾驶员申请表》；属于被处以吊销拖拉机驾驶证处罚的要收存有关文书资料；属于其他符合注销条件而未办理注销拖拉机驾驶证的，农机监理机构直接注销。注销、吊销拖拉机驾驶证的，拖拉机驾驶证档案资料保留两年后销毁，但造成交通事故后逃逸被吊销拖拉机驾驶证的，档案资料长期保留；撤销拖拉机驾驶证的，档案资料保留三年后销毁。
　　（三）销毁拖拉机档案和驾驶证档案时，农机监理机构应当对需要销毁的档案登记造册，并书面报告上一级农机监理机构，经批准后方可销毁。销毁档案应当在指定的地点，监销人和销毁人应当共同在销毁记录上签字。记载销毁档案情况的登记簿和销毁记录存档备查。
　　档案清理工作由各市（州）农机监理所（处）指派专人负责，统一安排部署，统一监督检查。对于档案手续不全或缺少项目的要填平补齐。档案清理工作从2009年6月1日开始，至10月末结束。各级农机监理部门档案清理工作完成后，由县级农机监理机构填写《拖拉机及驾驶员档案清理情况统计表》（见附件3），市（州）农机监理所（处）汇总后，11月1日前报省总站。联合收割机及驾驶员档案的清理工作亦照此办理。　
　　二、档案管理
　　（一）拖拉机和驾驶员档案，汇总登记册、分乡登记册，要严格按照农业部《拖拉机登记工作规范》、《拖拉机驾驶证业务工作规范》规定的程序要求，一律使用农业部农机监理总站编制的《全国农机监理信息管理系统V2.0》（单机/局域网版）打印。
　　（二）农业机械事故档案，行政处罚文书档案，拖拉机驾驶员考试的原始记录，各类统计数字统计报表等相关材料，要及时归档立卷，配有专人负责，专柜保管，以备查询。
　　（三）拖拉机和驾驶员汇总登记册和分乡登记册，每年打印一次，建立人工管理登记册，每季度添加一次。同时要在计算机内保存原始记录，建立便捷的计算机信息查询系统。
　　三、统计工作
　　（一）切实履行好工作职责。各级农机监理机构要将农机监理业务统计纳入重要工作日程和考核内容，切实加强领导，层层落实责任。按规定做好业务报表统计工作。市级农机监理机构要加强统计工作的监督指导，细化报送要求，确保全面、准确、及时地报送统计数字，坚决杜绝虚报、瞒报、拒报、迟报等行为。
　　（二）按照农业部的要求，在每月应用《全国农机事故报送分析系统》报送上个月的《农机事故月报》的同时上报加盖公章的纸质报表。农业部农机监理总站和省农机监理总站对《农业机械及驾驶（操作）人员登记情况》和《在籍拖拉机联合收割机统计表》（见附件2、3）作了修改，各单位填报时，可在吉林农机化信息网“通知通报”栏目（吉农机监字[2008]1号）下载。网址：www.jlnj.gov.cn。
　　（三）及时解决工作中出现的新情况。各地在贯彻实施统计制度过程中，要积极探索农机监理业务统计的新途径、新方法，务必做到表内数字相符、表表相符、表帐相符，努力提高统计质量。对工作中遇到的新问题、新情况，要认真研究解决，并及时与省农机监理总站联系，共同做好统计工作。今年省农机监理总站将对统计工作做出成绩的集体和个人予以表彰。
　　内业管理是农机安全监理的基础工作，各级农机监理机构要以高度负责的态度，认真贯彻落实上级部门的有关文件精神，精心组织、相互学习、落实责任、加强管理，把全省农机安全监理内业管理提高到一个新的水平。
　　附　　件：1、农业机械及驾驶员（操作）人员登记情况
　　　　　　　2、在籍拖拉机联合收割机统计表
　　　　　　　3、拖拉机及驾驶员档案清理情况统计表
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二ＯＯ九年五月二十一日